INFORMATIVA PRIVACY PER LA FIRMA DEL DOCUMENTO DI TRASPORTO (DDT) MEDIANTE CODICE OTP

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito “GDPR”), Sapio Life S.r.l., con sede via S. Pellico, 48, Monza e raggiungibile via e-mail all’indirizzo dpo@sapio.it, nella qualità di Titolare del trattamento (di seguito, “Titolare” o “Sapio Life”), Le fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali che Lei, in qualità di paziente, caregiver o familiare del paziente, conferirà nell’ambito della procedura di sottoscrizione del Documento di Trasporto (“DDT”) mediante invio di un codice OTP (“One Time Password”) al numero di telefono cellulare da Lei comunicato a Sapio Life (di seguito, il “Servizio”).  

Il Responsabile della Protezione dei Dati (di seguito, “DPO”) di Sapio Life può essere contattato presso la sede del Titolare all’indirizzo sopra indicato, oppure via e-mail all’indirizzo: dpo@sapio.it.

1. Categorie e tipi di dati oggetto del trattamento e fonte da cui hanno origine

I dati personali trattati dal Titolare nell’ambito della erogazione del servizio includono: 

• dati identificativi, ossia nome e cognome;
• dati di contatto, ossia il numero di telefono cellulare, utilizzato esclusivamente per l’invio al Suo dispositivo del codice OTP necessario alla sottoscrizione del DDT.

I dati sopra indicati sono di seguito definiti, congiuntamente e per brevità, come “dati personali“.

2. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

• Finalità di gestione del Servizio

Il Titolare tratta i dati personali al fine di consentire la sottoscrizione del Documento di Trasporto (“DDT”) mediante invio di un codice OTP (“One Time Password”) al Suo numero di telefono cellulare. In particolare, il Suo numero di telefono mobile sarà utilizzato esclusivamente per l’invio del codice OTP necessario a verificare la Sua identità e a garantire la corretta attribuzione della sottoscrizione del DDT, nonché la tracciabilità e la prova dell’avvenuta consegna.

A tal fine, Sapio Life tratterà i dati personali appartenenti a categorie comuni ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, in quanto il trattamento risulta necessario per l’esecuzione del rapporto contrattuale e/o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

Una volta conferiti, i dati personali potranno essere trattati dal Titolare anche per le seguenti finalità: 

• Adempimento di un obbligo di legge

Sapio Life potrebbe trattare i dati personali al fine di adempiere a obblighi di legge, regolamenti o normative nazionali e comunitarie, comprese le disposizioni delle Autorità di vigilanza del settore e/o i provvedimenti delle Autorità giudiziarie e/o amministrative (tra cui, a titolo esemplificativo, gli obblighi di natura amministrativa, contabile e fiscale connessi alla gestione della documentazione di trasporto).

A tal fine, il Titolare tratterà i dati personali appartenenti a categorie comuni ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR. 

• Finalità difensive

Sapio Life potrebbe trattare i dati personali, se necessario, al fine di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale, anche in caso di contestazioni relative alla consegna dei beni o alla sottoscrizione del DDT.

Per la presente finalità, il Titolare tratterà i dati personali appartenenti a categorie comuni ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, in quanto si configura un legittimo interesse di Sapio Life ad esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale. 

3. Conservazione dei dati personali 

I dati personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 2 saranno conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle predette finalità, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del GDPR.

In particolare, relativamente ai dati personali trattati per la Finalità di gestione del Servizio, Sapio Life tratterà i dati personali per il tempo strettamente necessario a consentire la procedura di sottoscrizione del DDT mediante OTP e la corretta gestione e tracciabilità della consegna, comprese le eventuali attività amministrative correlate.

Il Titolare si riserva, in ogni caso, di conservare la documentazione relativa alla consegna (ivi inclusi i dati personali contenuti nel DDT e/o associati alla sottoscrizione) per adempiere agli obblighi normativi cui è soggetto (ad es. obblighi di natura amministrativa, contabile e fiscale, nonché obbligo di conservazione delle scritture contabili per dieci anni decorrenti dalla loro registrazione ai sensi dell’art. 2220 cod. civ.) e, comunque, per il tempo necessario a soddisfare eventuali esigenze difensive in giudizio e in ambito stragiudiziale, nel rispetto dei termini legali di prescrizione dei diritti.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o al DPO scrivendo agli indirizzi suindicati.

4. Categorie di soggetti destinatari dei dati

I dati personali potranno essere condivisi con:

• soggetti terzi che, nell’erogazione dei servizi di Sapio Life, agiscono in qualità di responsabili del trattamento ai sensi degli artt. 4, n. 8) e 28 del GDPR, quali persone fisiche e/o società e/o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Sapio Life in ambito contabile, amministrativo, legale e tributario, nonché fornitori di servizi tecnologici funzionali alla gestione del Servizio. L’elenco aggiornato e completo dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare o al DPO ai recapiti sopra indicati.
• persone autorizzate dal Titolare al trattamento dei dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy (ad es. personale amministrativo e/o addetto alla gestione delle consegne);
• soggetti, enti o autorità che agiscono quali autonomi titolari del trattamento, quali, a titolo esemplificativo, organismi di controllo, pubbliche amministrazioni, autorità di pubblica sicurezza e autorità giudiziaria, nei casi in cui la comunicazione sia necessaria in forza di disposizioni di legge e/o di provvedimenti dell’Autorità.

Non è prevista alcuna forma di diffusione dei dati personali a soggetti indeterminati.

5. Trasferimento dei dati extra UE

I dati personali non vengono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea. Sapio Life garantisce che il trattamento avviene esclusivamente in tale ambito, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. 

È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare o il DPO ai contatti sopraindicati.

6. Diritti dell’interessato

L’interessato può, qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15 del GDPR) – ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i dati personale nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
• Diritto di rettifica (art. 16 del GDPR) – ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
• Diritto alla cancellazione (art. 17 del GDPR) – in talune circostanze, ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali presenti all’interno dei nostri archivi;
• Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR) – al verificarsi di talune condizioni, ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali;
• Diritto alla portabilità (art. 20 del GDPR) – ha il diritto di ottenere il trasferimento dei dati personali verso un diverso titolare del trattamento nonché il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano;
• Diritto di opposizione (art. 21 del GDPR) – ha il diritto di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei dati personali nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione; il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che potrebbe non essere accettata nel caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi interessi, diritti e libertà. 
• Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 del GDPR) – con le modalità indicate nel paragrafo che segue, nel caso in cui ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali, può proporre un reclamo all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione; 
• Diritto di adire le opportune sedi giurisdizionali (art. 79 del GDPR).

Le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare ovvero al DPO agli indirizzi sopraindicati.