INFORMATIVA PRIVACY PER IL SERVIZIO DI CONTACT CENTER DI SAPIO LIFE

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito “GDPR”), Sapio Life S.r.l., con sede via S. Pellico, 48, Monza e raggiungibile via e-mail all’indirizzo dpo@sapio.it, nella qualità di Titolare del trattamento (di seguito, “Titolare” o “Sapio Life”), Le fornisce le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito dell’utilizzo del servizio di contact center (di seguito “Servizio Contact Center”), accessibile tramite canale telefonico. Ai sensi dell’art. 14 del GDPR si informa altresì che nell’ambito del Servizio Contact Center, il Titolare potrebbe trattare anche dati personali di altri soggetti (ad es. familiari o caregiver) da Lei eventualmente conferiti nell’ambito della prenotazione dei servizi erogati da Sapio Life e strettamente necessari alla gestione della richiesta.

Il Responsabile della Protezione dei Dati (di seguito, “DPO”) di Sapio Life può essere contattato presso la sede del Titolare del trattamento all’indirizzo sopra indicato nonché via e-mail all’indirizzo: dpo@sapio.it.

1. Categorie e tipi di dati oggetto del trattamento e fonte da cui hanno origine

I dati personali trattati dal Titolare nell’ambito della gestione del Servizio Contact Center possono includere:

• dati comuni, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, informazioni anagrafiche (es. nome, cognome, codice fiscale, nazionalità, ecc.), informazioni di contatto (numero di telefono fisso e/o mobile, indirizzo e-mail), informazioni relative ai servizi erogati da Sapio Life, nonché gli ulteriori dati personali che Lei potrebbe conferire nell’ambito dell’utilizzo del Servizio Contact Center.
• eventualmente e comunque nei limiti di quanto necessario per la gestione della Sua richiesta, dati appartenenti alle “categorie particolari” di cui all’art. 9 del GDPR, in particolare dati idonei a rivelare lo stato di salute, quali ad esempio le informazioni relative ai trattamenti e ai servizi di Sapio Life che la riguardano, informazioni su eventuali patologie, medicinali e dispositivi medici elettronici utilizzati, il cui trattamento si renda strettamente necessario per la gestione della Sua richiesta di informazioni.

I dati personali sopra indicati saranno di seguito definiti congiuntamente, per brevità, come “dati personali”.

La informiamo che, ove Lei decida di conferire, nell’ambito dell’utilizzo del Servizio Contact Center, dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9, par. 1 del GDPR che il Titolare non è tenuto a trattare in quanto non pertinenti e strettamente necessari rispetto alle finalità perseguite e, nello specifico, per la gestione della Sua richiesta di informazioni, il Titolare si asterrà dal raccogliere e trattare tali dati personali che, ove conferiti, saranno prontamente cancellati. Per tale ragione, se non strettamente necessario per la gestione della Sua richiesta, Le chiediamo di non fornire tale tipologia di informazioni.

Con riferimento alla fonte dei dati personali, si specifica che sia i Suoi dati personali sia gli eventuali dati personali degli altri soggetti interessati (ad es. familiari e caregiver) potranno essere conferiti al Titolare nell’ambito della gestione della richiesta inoltrata al Servizio Contact Center.

2. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

a) Finalità di gestione del Servizio Contact Center

Il Titolare tratta dati personali al fine di gestire la Sua richiesta di informazioni trasmessa al Contact Center. La informiamo inoltre che quando il Contact Center è, in determinati orari (i.e. dal lunedì al giovedì dalle 8.00 alle 18.00 e il venerdì dalle 8.00 alle 17.00), gestito esclusivamente da Sapio Life senza il supporto di responsabili del trattamento, la sua richiesta potrà essere gestita da un sistema di intelligenza artificiale (voicebot). Il voicebot si occuperà di identificare il chiamante, senza alcun tipo di riconoscimento biometrico, e di raccogliere informazioni sulla richiesta dell’interessato, per poi metterlo in comunicazione con un operatore. Resta fermo che l’interessato può, in ogni momento, chiedere al voicebot di essere immediatamente trasferito ad un operatore umano.

A tal fine, Sapio Life tratterà i dati personali appartenenti a categorie comuni ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, in quanto il trattamento dei dati risulta necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.

Con riferimento ai dati personali appartenenti a categorie particolari eventualmente conferiti e strettamente necessari alla gestione della richiesta di informazioni e/o prenotazione, il Titolare tratterà gli stessi ai sensi degli artt. 9, par. 2, lett. h) e par. 3 del GDPR e 75 del D.lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”). Il trattamento dei dati particolari potrebbe infatti risultare necessario per l’erogazione del Servizio Contact Center e, dunque, per la gestione efficace dei rapporti con l’interessato durante le fasi di prenotazione e programmazione dei trattamenti e dei servizi offerti, per riscontrare efficacemente alle richieste di informazioni sui servizi erogati nonché per l’adempimento delle attività amministrative e contabili strettamente legate agli obiettivi di assistenza o terapia sanitaria perseguiti da Sapio Life.

Il conferimento dei dati personali per tale finalità è facoltativo; tuttavia, qualora tali dati non fossero conferiti, Sapio Life potrebbe essere impossibilitata ad erogare il Servizio Contact Center richiesto.

Una volta conferiti, i dati personali potranno essere trattati dal Titolare anche per le seguenti finalità:

b) Adempimento di un obbligo di legge

Sapio Life potrebbe trattare i dati personali al fine di adempiere a obblighi di legge, regolamenti o normative nazionali e comunitarie, comprese le disposizioni delle Autorità di vigilanza del settore e/o i provvedimenti delle Autorità giudiziarie e/o amministrative (tra cui, l’adempimento di obblighi contabili e fiscali nonché quelli connessi alle finalità di accertamento e repressione dei reati).

A tal fine e quando necessario, il Titolare tratterà i dati personali appartenenti a categorie comuni ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR e, quando necessario, i dati personali appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. h) e i) del GDPR.

c) Finalità difensive

Sapio Life potrebbe trattare i dati personali, se necessario, al fine di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale.

Per la presente finalità, il Titolare tratterà i dati personali appartenenti a categorie comuni ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR – in quanto si configura un legittimo interesse di Sapio Life ad esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale – e, quando necessario, i dati personali appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR.

3. Conservazione dei dati personali

I dati personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 2 saranno conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle predette finalità, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione ex art. 5.1.c) ed e) del GDPR. In particolare, relativamente ai dati personali trattati per la Finalità di gestione del Servizio Contact Center, Sapio Life tratterà i dati personali per il tempo strettamente necessario a raggiungere quella stessa finalità, ovverossia per il tempo necessario all’esecuzione e alla gestione delle richieste di informazioni, comprese tutte le attività amministrative e contabili correlate, anche in conformità ai tempi di conservazione obbligatori per legge.

Il Titolare si riserva, in ogni caso, di conservare i dati personali anche per adempiere agli obblighi normativi cui è soggetto (ad es. obbligo di conservazione delle scritture contabili per dieci anni, decorrenti a partire dalla loro registrazione, ai sensi dell’art. 2220 cod. civ.; obblighi fiscali per cinque anni e, comunque, per dieci anni dalla cessazione del rapporto contrattuale in conformità ai termini legali di prescrizione dei diritti di cui all’art. 2946 cod. civ.) nonché, eventualmente, per tutto il tempo necessario per soddisfare esigenze difensive in giudizio e in ambito stragiudiziale.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o al DPO scrivendo agli indirizzi suindicati.

4. Categorie di soggetti destinatari dei dati

I dati personali potranno essere condivisi con:

• soggetti terzi che, nell’erogazione dei servizi proposti da Sapio Life, agiscono comunemente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi degli artt. 4.8) e 28 del GDPR, quali persone fisiche e/o società e/o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Sapio Life in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria; società incaricate per la gestione delle telefonate, ecc.

L’elenco aggiornato e completo dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare o al DPO scrivendo agli indirizzi suindicati.

• persone autorizzate dal Titolare al trattamento dei dati ai sensi degli artt. 29 e 32.4 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy (es. personale amministrativo; personale infermieristico, ecc.);
• soggetti, enti o autorità, autonomi titolari del trattamento, quali ad esempio organismi di controllo, organi della pubblica amministrazione, autorità di pubblica sicurezza e autorità giudiziaria, a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi dati personali in forza di disposizioni di legge e/o di ordini delle autorità.

Non è prevista alcuna forma di diffusione dei dati personali a soggetti indeterminati.

5. Trasferimento dei dati extra UE
I dati personali non vengono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea. Sapio Life garantisce che il trattamento avviene esclusivamente in tale ambito, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare o il DPO ai contatti sopraindicati.

6. Diritti dell’interessato

L’interessato può, qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15 del GDPR) – ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i dati personale nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
•  Diritto di rettifica (art. 16 del GDPR) – ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti; si fa presente che, rispetto ai dati personali raccolti attraverso i sistemi di audio e video ripresa, non è in concreto esercitabile il diritto di rettifica in considerazione della natura intrinseca degli stessi dati raccolti, che attengono ad un fatto obiettivo e determinato;
• Diritto alla cancellazione (art. 17 del GDPR) – in talune circostanze, ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali presenti all’interno dei nostri archivi;
• Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR) – al verificarsi di talune condizioni, ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali;
• Diritto alla portabilità (art. 20 del GDPR) – ha il diritto di ottenere il trasferimento dei dati personali verso un diverso titolare del trattamento nonché il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano;
• Diritto di opposizione (art. 21 del GDPR) – ha il diritto di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei dati personali nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione; il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che potrebbe non essere accettata nel caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi interessi, diritti e libertà.
• Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 del GDPR) – con le modalità indicate nel paragrafo che segue, nel caso in cui ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali, può proporre un reclamo all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione;
• Diritto di adire le opportune sedi giurisdizionali (art. 79 del GDPR).

Le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare ovvero al DPO agli indirizzi sopraindicati.